Le politiche degli acquisti

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Le politiche degli acquisti

Le politiche di approvvigionamento fanno capo alla Funzione Acquisti e Logistica, che ha, tra l’altro, la missione di «assicurare la definizione delle politiche e degli indirizzi, nonché la gestione centralizzata, degli approvvigionamenti di beni, servizi e lavori per il Gruppo». Nel 2011 la Funzione è stata completamente riorganizzata con interventi che ne hanno modificato struttura e procedure operative, al fine di migliorare l’efficienza del processo di approvvigionamento attraverso la valorizzazione delle competenze tecniche dei buyer e la focalizzazione del processo sulla gestione della categoria merceologica. Tale riorganizzazione ha riguardato anche i Sistemi di qualifica dei fornitori che sono stati separati dalla struttura Acquisti per la totale indipendenza delle due attività.
Il presidio operativo è garantito dall’Unità Pianificazione, Controllo e Marketing di acquisto, che ha le responsabilità di proporre le strategie di acquisto funzionali agli obiettivi di Gruppo, garantire l’analisi dei fabbisogni delle Società/Funzioni e l’elaborazione del piano degli approvvigionamenti di Gruppo, monitorare l’evoluzione del mercato dei fornitori, l’andamento dei prezzi e le innovazioni tecnologiche. Nell’anno sono state definite le nuove strategia di acquisto e sperimentate in alcune aree merceologiche, con un approccio orientato al “category management”.
La gestione degli approvvigionamenti si svolge nel pieno rispetto del quadro normativo di riferimento79; ricorrendo all’indizione di gara come metodologia prevalente di individuazione del fornitore, improntando le procedure di affidamento a criteri di massima trasparenza e assicurando la gestione accentrata delle gare di appalto.
I codici valoriali del Gruppo80 dedicano particolare attenzione alle relazioni tra Acea e i fornitori. Il Codice Etico degli Appalti, adottato nel 2003, orienta il comportamento della stazione appaltante e delle imprese appaltatrici, in riferimento ai princípi di correttezza, trasparenza e tutela della concorrenza. Il Codice Etico del Gruppo, del 2004, enuncia i princípi di trasparenza e integrità, la tutela degli aspetti etici nelle forniture, i criteri che presiedono alla scelta dei fornitori e al corretto comportamento del personale dedicato agli approvvigionamenti. L’espressa accettazione di entrambi i codici valoriali è condizione indispensabile per la partecipazione alle procedure di affidamento di lavori, beni e servizi e per poter accedere ai Sistemi di Qualificazione presenti in Acea; inoltre l’accertamento di violazioni dei codici valoriali, debitamente comprovate, comportano l’esclusione dalla gara o l’annullamento dell’aggiudicazione (art. 8, comma 1, Codice Etico degli Appalti e art. 26 Codice Etico del Gruppo).
Nel giugno 2011 sono state varate le nuove procedure in materia di acquisti che, in linea con la mission di Acquisti e Logistica, perseguono la finalità di accentrare nella holding le procedure di pianificazione degli approvvigionamenti e selezione del fornitore, rendendo il processo più efficace ed efficiente.

 79Il D. Lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 – Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive comunitarie 2004/17/CE e 2004/18/CE.
80 Sia il Codice Etico degli Appalti sia il Codice Etico del Gruppo Acea sono disponibili on line nel sito web aziendale (area Fornitori ed area Regole e valori).

Box – Codice Etico del Gruppo: la tutela degli aspetti etici nelle forniture

Codice Etico del Gruppo Acea, articolo 14, comma 3:
«Acea si impegna a promuovere, nell’ambito delle attività di approvvigionamento, il rispetto delle condizioni ambientali e ad assicurare che esse siano svolte in modo conforme ai principi etici e di legge, richiedendo per particolari forniture e servizi requisiti di rilevanza sociale. A tal fine, nei contratti con fornitori di Paesi a rischio, definiti tali dalle organizzazioni riconosciute, sono introdotte clausole contrattuali che prevedono:
  • un’autocertificazione da parte del fornitore dell’adesione a specifici obblighi sociali (per esempio, misure che garantiscano ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i principi di parità di trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile);
  • la possibilità di avvalersi di azioni di controllo presso le unità produttive o le sedi operative dell’Azienda fornitrice, al fine di verificare il soddisfacimento di tali requisiti».

Per svolgere al meglio il servizio di “centrale acquisti” per le società del Gruppo, l’Unità Pianificazione, Controllo e Marketing di acquisto, ha avviato e completato nel 2011 il progetto relativo alla gestione su SAP del processo di acquisti per lavori, al fine di razionalizzare l’iter di approvvigionamento anche sotto il profilo contabile e uniformarlo a quello relativo agli acquisti di beni e servizi. Grazie alla piena operatività del portale Pleiade (www.pleiade.it/aceaspa), nel 2011 le procedure di selezione di appalti di lavori, beni e servizi, salvo rare eccezioni, sono state espletate tramite piattaforma informatica81 senza trasmissione di documenti cartacei e con l’uso di firma digitale, in linea con l’orientamento della pubblica amministrazione in materia di digitalizzazione e con evidenti risparmi di costi e benefici ambientali. Anche gli avvisi relativi all’indizione di gare di rilevanza europea – e i relativi allegati – sono pubblicati sul portale Pleaide.
È inoltre attivo il portale unico acquisti per la gestione dei contratti comuni, quali viaggi e trasferte, cancelleria, stampanti, toner e altri accessori consumabili.

81 Permanendo il rispetto delle norme in materia di archiviazione, garantito contrattualmente dal Portale partner di Acea.